Составить отчет расходах. Отчет о доходах и расходах

1.Полное или детальное построение отчета

Оформляйте отчет в нужной форме - вы можете выбрать полный или детальный отчет расходов денежных средств

2. Удобный анализ статей расходов

Вы можете легко проанализировать, на какие именно расходы в компании больше всего уходят деньги: оплата поставщикам, аренда офиса, зарплата сотрудников и т.д.

Как сформировать отчет?

1. Найдите в разделе «Бухгалтерия» вкладку «Отчет по расходам денежных средств».

2. Задайте период, за который нужно сформировать отчет, и выберите его вид построения.

3. Теперь нажмите «Сформировать».

Вы построили отчет.

Как «прочитать» отчет?

Разберем сперва табличную часть: в ней отображены статьи затрат, которые были внесены в документ «Расход д/с». Если некоторые поля пустые, как на скриншоте - значит, статьи не были указаны в документе.

При необходимости перейти на определенную статью движения дважды на нее нажмите - статья раскроется.

В столбцах находятся все фактические затраты - по дням, месяцам или годам. Последний столбец «Итого» показывает общие суммы расходов по каждой статье за выбранный период.

Обратимся к диаграмме, которая находится ниже табличной части: она помогает оценить, какие расходы в компании являются максимальными, а какие - минимальными.

Теперь вы знаете структуру отчета по расходам денежных средств.

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.



Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Очень часто руководитель предприятия отказывается ждать, когда ему будет предоставлен отчет по предприятию в установленные сроки сдачи месячной отчетности.

И руководителя можно понять: на многих предприятиях отчет о финансово-хозяйственной деятельности за отчетный период будет готов не ранее 20-го числа месяца, следующего за отчетным, а информация для принятия управленческих решений нужна гораздо быстрее, чем вышеуказанные сроки. Как правило, она нужна по состоянию «сегодня на вчера».

С отчетами в натуральных показателях нет никаких проблем, есть фактические данные по производству, либо продажам и такую информацию довольно просто поместить в какую-то отчетную форму.

А вот данные о расходах по объектам незавершенного производства, либо данные о постоянных затратах по видам затрат подать в отчете созданному по методу начисления по состоянию «сегодня на вчера» нереально.

Так как же решить эту проблему?

Первое , что нужно: понять и принять – это то, что основная тройка отчетности ( , ), составляемая по методу начисления, не может быть подана в такие сроки. Для этого есть масса причин, перечислять которые не вижу никакой необходимости.
Второе , допустить, что оперативная отчетность будет отличаться от данных отчета, поданного в сроки, принятые бухгалтерией. В этом тоже нет никакой проблемы, так как для нужд быстрого принятия решений бухгалтерская точность цифр как правило не нужна.
Третье , создать оперативные отчеты не по методу начисления, а по кассовому методу. То есть на основании данных по счету «Расчетный счет» и «Касса». Ведь все затраты предприятия на самом деле «засветились» именно на этих двух счетах (за исключением тех расходов, которые были произведены без оплаты), просто бухгалтерия не признает их произведенными пока не получит документы о поставке товара на ваше предприятие, либо документов о выполнении работ для вашего предприятия.

Проблема решена?

Нет. Если решите создавать отчеты по кассовому методу на основании данных по расчетному счету и кассе, вы столкнетесь с методологической проблемой: дело в том, что ваша учетная база создана так, чтобы структурировать информацию о финансово-хозяйственных операциях, произошедших на предприятии по методу начисления.

Метод начисления – при данном методе учета все операции по предприятию учитываются не по оплате, а по произведенному действию. То есть, когда вы оплачиваете какие-то услуги подрядчика, то это ещё не расход, который ляжет на незавершенное производство по конкретному объекту, расходом он станет только при подписании акта выполненных работ. Если речь о покупке материалов, то они расходами будут становиться либо в момент подписания акта выполненных работ с Заказчиком, либо по закрытию специального документа «процентовок», по которому списываются произведенные затраты на определенный объект учета.

Ваш бухгалтер наотрез откажется переводить систему учета с метода начисления на кассовый метод. Причем откажется категорически вплоть до увольнения. И будет совершенно прав кстати. Этого нельзя делать, ибо кассовый метод не подходит для корректного ведения бухгалтерии.

Ну а в учете работающему по методу начисления вы не сможете собрать расходы в разрезе объектов незавершенного производства и видов постоянных затрат по кассовому методу. То есть имеем полный методологический тупик.

Но есть вариант решения данной проблемы.

Необходимые нам отчеты можно составить, используя имеющуюся базу учета без перевода её (этой базы) на кассовый метод.

Для этого необходимо, чтобы в каждой операции по расчетному счету или по кассе стояли метки, благодаря которым можно будет составлять тот отчет, который нам нужен. Эти метки позволят нам структурировать данные непосредственно в специальном отчете о движении денежных средств в разрезе объектов незавершенного производства и видов затрат.
Чтобы во всех денежных операциях появились эти метки, необходимо во всех платежных документах сделать два дополнительных окошка. Назовем их «Объект» и «Вид затрат» . Названия условны, но для наших нужд вполне подойдет.
В окошко «Объекты» будут вноситься те объекты для которого производится данный вид затрат. Под объектами в данном случае мы понимаем аналитику счета «Незавершенное производство» где отражаются объекты производства или строительства. Если производимая затрата не относится ни к одному объекту незавершенного производства, то в таком случае в окошке «Объекты» мы пишем «Административные расходы».
К меткам «Объекты» мы можем добавить несколько меток для расходов, не относящихся незавершенному производству, например: «Общепроизводственные расходы», «Расходы на сбыт», «Административные расходы». А можем оставить только одну метку и как она будет называться не важно. Решите это сами.

Метки «Вид затрат» будут одинаковы как для объектов незавершенного производства, так и для затрат, не связанных с объектами. Например: метка «Зарплата» – данный вид затрат будет относиться как к объектам, так и к затратам с объектами не связанными. И такое свойство будет у многих меток из списка «Вид затрат» . Составьте список этих меток и используйте только их. Это очень важно! Добавляйте новые виды затрат только в случае крайней необходимости.
Если вы решите составлять подобный отчет, то вам необходимо будет:

1. Составить список меток относящихся к окошку «Объекты» (это первый уровень меток), а также список меток относящихся к окошку «Вид затрат» (это второй уровень меток).

2. Дать задание программисту доработать вашу учетную программу. А именно:

2.1. добавить в платежные документы два окошка для меток.
2.2. составить отчет, который можно будет формировать за требуемый период (год, квартал, месяц, неделя, день) по всем объектам (метки первого уровня), либо по одному объекту (метка первого уровня), либо по одной конкретной затрате (метка второго уровня). Причем отчет можно сформировать как сгруппированный (отображены только виды затрат в разрезе объектов незавершенного производства), так и развернутый (под каждым видом затрат в хронологическом порядке отражены все платежные документы).

Пример отчета:
Табл. №2

Цветами показаны какие строки отчета к какой строке шапки таблицы относятся.

С помощью подобного отчета вы сможете подавать руководителю информацию о расходах по объектам незавершенного производства и по видам постоянных затрат сразу после разнесения информации по счетам «Расчетный счет» и «Касса». Причем информацию можно формировать как по всем объектам незавершенного производства и постоянным затратам за период, так и по одному объекту или по одному виду затрат (так как метки 2-го уровня фактически являются сквозными для всего отчета, вы можете выбрать все оплаты по зарплате как в объектах незавершенного производства, так и в постоянных затратах).

Какие есть особенности в работе бухгалтерии по обеспечению корректности данного отчета.

1. Для того, чтобы бухгалтер смог заполнить окошки в платежных документах метками первого и второго уровня необходимо, чтобы на каждом счете подписанным на оплату и на каждом кассовом ордере был указан объект, к которому относится данным платеж. Вид затраты бухгалтер определяет сам на основании назначения платежа. БЕЗ УКАЗАНИЯ ОБЪЕКТА БУХГАЛТЕР НЕ ИМЕЕТ ПРАВА ПРИНЯТЬ СЧЕТ К ОПЛАТЕ, ЛИБО ПРИНЯТЬ/ВЫДАТЬ ДЕНЕЖНЫЕ СРЕДСТВА ПО КАССОВОМУ ОРДЕРУ!

2. Если какой-то платеж относится к нескольким объектам, то на счете, поданном на оплату, должна быть указана разбивка общей суммы счета в разрезе объектов. Например: общая сумма счета 100 000 грн. Покупается арматура на три объекта незавершенного производства. Инициатор счета должен написать на счете что 30 000 грн – это на объект №1, 50 000 грн – это на объект №2, 20 000 грн – это на объект №3. Бухгалтер должен внести в учетную базу оплату по данному счету согласно указанной на счете разбивке.

3. Главный бухгалтер обязан следить за тем, чтобы все окошки для меток по каждой операции по расчетному счету и кассе были заполнены! И следить должен постоянно. В противном случае отчет будет формироваться не корректно.

4. Для проверки полноты внесения информации необходимо сверить итоговые суммы по отчету с оборотами денежных средств по расчетному счету и кассе в оборотно-сальдовой ведомости за соответствующий период. Эти суммы должны быть равны.

5. Ну и Вы должны понимать, что информацию о движении денежных средств по расчетному счету и кассе бухгалтера должны вносить каждый день, только такой порядок внесения обеспечит вам корректный отчет по состоянию «сегодня на вчера»

Какие есть недостатки у данного отчета.

Прежде всего то, что в данном отчете отражаются только те затраты, которые уже оплачены. Поэтому, если ваше предприятие получила 10 тонн арматуры, разбросало их по объектам закрыла акты выполненных работ и получила денежные средства от Заказчика, но не заплатила поставщику арматуры, то в этом отчете вы указанной затраты не увидите. Вы должны понимать, что это отчет о движении денежных средств по расчетному счету и кассе и ничего более.

Расходы, отнесенные в отчете меткой на конкретный объект незавершенного производства, в бухгалтерской базе учета по методу начисления может поменять назначение. К примеру: из арматуры, отнесенной на объект №2 в сумме 50 000 грн (см. выше пункт 2) по факту арматура на 10 000 грн была отправлена на объект №4. Таким образом, данные предоставленные в отчете будут являться неверными. Поэтому данный отчет не может быть окончательным для определения итогового финансового результата по отдельно взятому объекту незавершенного производства.

Этот отчет – есть способ получения быстрой информации для принятия своевременных управленческих решений, но итоговые данные по расходам для определения конечного финансового результата необходимо все ж таки делать по методу начисления.

Отчет о расходах и первичка по ним — это все документы, которые налоговики вправе запрашивать при проверке обоснованности и производственного характера данных затрат. Приказ о проведении мероприятия, программа, смета (предварительная и фактическая), акт по расходам сейчас не нужны. Такие разъяснения недавно выпустили чиновники (письмо от 10 апреля 2014 г. № 03-03-РЗ/16288).

Конечно, вы можете и дальше оформлять весь пакет документов, это не запрещено. Если же вы решите подтверждать представительские расходы только первичкой и отчетом, то рекомендуем сделать его максимально подробным. То есть все основные данные, которые ранее содержались в других документах, предусмотрите теперь в отчете. Составляют его в произвольном виде (смотрите образец отчета о представительских расходах).

На каждое мероприятие всегда оформляйте отдельный отчет, даже если встречи проходят с одним и тем же контрагентом, но по различным и в разные дни. Этого всегда требуют инспекторы на местах.

Что должно быть в отчете

Чтобы у налоговиков не было сомнений в обоснованности расходов, отчет должен быть максимально подробным. Приведите в нем все основные данные о прошедшей встрече. Если есть отдельный приказ о проведении мероприятия, сделайте на него ссылку. Это дополнительно докажет производственную необходимость мероприятия. Готовый отчет должен утвердить компании.

Цель деловой встречи (1). Она должна отражать производственный характер мероприятия. Например, намерение сторон в результате переговоров подписать соглашение о скидках, заключить предварительное соглашение, договориться о доли в уставном капитале компании и т. д. То есть цель может быть любой, главное, чтобы она была связана с бизнесом. Не стоит, например, указывать в отчете, что после официальной части представителей сторон ждут развлечения в оздоровительно-банном комплексе и прочий расслабляющий или активный отдых. Инспекторы точно признают такие расходы необоснованными, поскольку они прямо запрещены Налоговым кодексом РФ (п. 2 ст. 264).

Дата и место проведения официального приема (2). Место проведения может быть любым — хоть ресторан, хоть офис, хоть база отдыха. Статья 264 Налогового кодекса РФ прямо говорит, что расходы на официальные мероприятия признаются представительскими независимо от места проведения.

Дата мероприятия, как правило, должна совпадать с датами, которые стоят на первичке. Например, если кассовый чек из ресторана будет пробит раньше или позже того дня, когда проходила встреча, инспекторы снимут расходы по нему. Если мероприятие оплачено по безналу, то на первичке, конечно, может быть другая дата, но тогда в ней должна стоять оговорка, что деньги перечислены в счет оплаты мероприятия, которое пройдет в такой-то день.

Если встреча запланирована на несколько дней, то в отчет напишите конкретный период, например с 26 по 28 мая 2015 года. Иначе инспекторы могут решить, что это были разные мероприятия. А значит, потребуют на каждый день отдельный отчет либо снимут расходы.

Программа мероприятий (3) . Из разъяснений чиновников следует, что программу официального приема как отдельный документ можно не составлять. Тем не менее подробный перечень мероприятий, которые компания проводила в связи с переговорами, мы советуем включить в отчет (смотрите образец отчета о представительских расходах). Это покажет, что расходы на конкретные мероприятия (например, деловой завтрак) обоснованны. Иначе инспекторы могут посчитать, что какие-то затраты компании не связаны с официальным приемом контрагентов. Тогда компании нужно будет оспоривать решение налоговиков в суде. Впрочем, судьи в подобных случаях обычно поддерживали (постановление ФАС Уральского округа от 23 августа 2011 г. № Ф09-4143/11).

Состав участников (4). Приведите в отчете данные, которые раньше обычно включали в программу переговоров, в частности, это состав участников с обеих сторон. С помощью этих сведений налоговики смогут убедиться, что сумма расходов пропорциональна количеству участников. Не должно быть в отчете такого, что в переговорах участвовали, к примеру, четыре человека, а расходы на еду по затратам получились как на целую армию. В таком случае инспекторы точно усомнятся в обоснованности затрат.

Результаты мероприятий (5). Если в результате переговоров компании заключили сделку, проблем с учетом расходов не будет. Ведь деловая цель достигнута. Но расходы можно учесть, даже если договор в итоге не подписан (письмо Минфина России от 10 апреля 2013 г. № 03-03-06/2/11897). Однако в этом случае вопросы инспекторов не исключены.

Поэтому по возможности лучше по итогам деловой встречи какой-либо совместный документ. Например, в нем можно зафиксировать предварительные договоренности сторон. Нелишним будет также подробный протокол переговоров. Из этого документа должно быть ясно, по каким причинам компания не заключила договор или не выполнила другую цель мероприятий. Например, в связи с тем, что покупатель затребовал слишком большую скидку.

Суммы расходов (6). В отчете безопаснее привести не только общую сумму расходов, но и детализировать их по видам. Это покажет, что все траты, которые фигурируют в первичных документах, относятся к представительскому мероприятию и компания их утвердила.

Какие документы приложить к отчету

К отчету нужно приложить первичные документы: товарные и кассовые чеки, накладные, акты по оплаченным услугам и т. д. Возможно, менеджеры вашей компании оформляют и другие бумаги по мероприятию в маркетинговых или управленческих целях: приказ о проведении приема представителей контрагентов, смету расходов и программу мероприятия. И хотя они для налогового учета не требуются, пусть в бухгалтерии останутся копии. Ведь на практике налоговики могут запросить какие-либо уточняющие пояснения, и тогда дополнительные документы могут вам пригодиться.

Отчетность обеспечивает основу для координации работ, оперативного планирования и управления. Процесс движения отчетной информации в организации изображен на рис. 15.12.

Рис. 15.12. Потоки отчетов в организации

Исходная информация для отчетности - данные о планируемых затратах работ и фактических расходах на их выполнение.

На стадии планирования проекта формируют отчеты о бюджетной стоимости работ (табл. 15.6), распределении бюджетных средств по счетам затрат (табл. 15.7) и т.д.

На стадии контроля , как правило, собираются стоимостные данные: о трудозатратах, материалах, других прямых издержках, перерасходе денежных средств.

Отчет о перерасходе денежных средств формируется ежегодно либо ежемесячно на весь проект.

Значения фактических затрат (ACWP) и освоенного объема (BCWP) для каждой работы - основные показатели, на которых строится отчетность о состоянии затрат. Эти данные собираются на уровне счетов затрат и попадают в отчеты. Обычно такие отчеты подготавливают ежемесячно для каждого уровня СРР или ССО в зависимости от требуемого уровня агрегирования информации. В дополнение к ним формируют еженедельные отчеты о фактических трудовых затратах, на основе которых можно проводить анализ использования человеческих ресурсов.

Алгоритм процессов контроля за затратами по проекту представлен на рис. 15.13.

Резюме. Стоимость проекта - один из основных управляемых параметров проекта и в то же время один из главных ограничителей.

Управление стоимостью (затратами) проекта включает следующие процессы:

Ø оценку стоимости проекта;

Ø Бюджетирование проекта, т.е. установление целевых показателей затрат на его реализацию;

Ø контроль стоимости (затрат) проекта, постоянную оценку фактических затрат, сравнение с ранее запланированными в бюджете и выработку мероприятий корректирующего и предупреждающего характера.

Основной документ, с помощью которого осуществляется управление стоимостью проекта, - бюджет. Бюджетом называется директивный документ, представляющий собой реестр планируемых расходов и доходов с распределением по статьям на соответствующий период времени. Бюджет - это документ, определяющий ресурсные ограничения проекта, и потому при управлении стоимостью на первый план выходит его затратная составляющая, которую принято называть сметой проекта.

Контрольные вопросы и задания

1. Чем определяется стоимость проекта?

2. Дайте определение понятию «бюджет проекта».

3. Дайте определение понятию «смета проекта».

4. Какие виды оценок стоимости проекта Вы знаете? Укажите, на каких стадиях они применяются.

5. Какими ресурсами определяется стоимость проекта?

6. Можете ли Вы назвать этапы оценки затрат проекта?

7. Что означает понятие «Бюджетирование»?

8. От чего зависит форма представления бюджетов?

9. Какие типы бюджетов в зависимости от стадии жизненного цикла проекта Вы знаете?

10.Чем различаются традиционный метод контроля и метод освоенного объема?

11. В чем состоит сущность прогнозирования затрат?

12.В чем состоит цель составления и представления отчетности?

13. Проанализируйте ситуацию.

Крупная московская фирма по производству и продаже ликероводочных изделий инициировала проект автоматизации документооборота, который подразумевал проектирование, разработку и внедрение интранетсети. В качестве заказчика проекта выступил сама фирма, а в качестве генерального подрядчика - консалтинговая фирма, специализирующаяся на предоставлении услуг в области современных информационных технологий. При этом консалтинговая фирма взяла на себя обязательства самостоятельно спроектировать всю систему документооборота и создать ее силами субподрядной софтверной фирмы.

На стадии переговоров были определены объемы, сроки и стоимость проекта, которая являлась оплатой услуг консалтинговой фирмы. При этом оплата услуг консалтинговой фирмы зависела от конкретных результатов - создания системы документооборота в оговоренные сроки. Из общей стоимости проекта часть денежных средств шла на оплату работы софтверной фирмы, причем работа программистов оценивалась в зависимости от затраченного времени, т.е. с использованием повременной системы оплаты труда.

Рис. 15.13. Блок-схема контроля затрат по проекту и одобрение

После окончания первых двух этапов проекта оказалось, что консалтинговая фирма выполнила работы только по первому этапу и соответственно получила оплату результатов только по этому этапу, но софтверной фирме заплатила уже за два этапа, т.е. за все время работы программистов. Руководитель проекта со стороны консалтинговой фирмы рассчитал показатели контроля стоимости и доложил результаты руководству. Руководство консалтинговой фирмы обнаружило, что данный проект с точки зрения их фирмы абсолютно нерентабелен. На совещании, посвященном обсуждению сложившейся ситуации, было принято решение обратиться к заказчику с предложением пересмотреть условия договора ввиду серьезного увеличения объемов работ и усложнения условий их реализации.

Вопросы для анализа

1. На основе каких показателей руководитель проекта мог бы выявить ошибки в управлении стоимостью?

2. Какие ошибки были допущены в управлении стоимостью со стороны консалтинговой фирмы?

3. Как Вы оцениваете решение, принятое на совещании?

4. Какое решение было бы более целесообразно, по Вашему мнению?

Литература

1. Ардзинов В.Д. Ценообразование и составление смет в строительстве. СПб.: Питер, 2006.

2. Дорожкин В.Р. Ценообразование и управление стоимостью в строительстве. Воронеж, 2003.

3. Синянский И.А. Проектносметное дело: учебник для студ.сред. проф. образования. М.: Академия, 2005.

4. Управление проектами: справ. пособие/под ред. И.И. Мазура и В.Д. Шапиро. М.: Высшая школа, 2001.

5. Максимов С.М. Основы предпринимательской деятельности на рынке недвижимости: учебник. СПб: Питер, 2000.

6. Шеремет В.В., Павлюченко В.М., Шапиро В.Д. и др. Управление инвестициями: в 2 т. Т.1. М.: Высшая школа, 1998.

7. Управление инвестиционностроительными проектами: международный подход. Руководство/под ред. И.И. Мазура и В.Д. Шапиро. М.: Авваллон, 2004.

8. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г. Управление проектами: учеб. пособие. М.: ОмегаЛ, 2006.

9. Инвестиционностроительный инжиниринг: справ. пособие/ под ред. проф. И.И. Мазура и проф. В.Д. Шапиро. М.: ЕЛИМА, 2007.

Тема 10. Управление работами по проекту. Лек. 13 .

Основные понятия.

Цель, задачи, содержание проекта.

Взаи­мосвязь объемов, продолжительности и стоимости работ.

Методы управ­ления содержанием работ.

Структура и объемы работ.

Формы контроля производительности труда.